Yr Uned Cydymffurfiaeth

Mae Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol yn gyfrifol am sicrhau bod y Brifysgol yn cydymffurfio gyda deddfau sy'n ymwneud a'r defnydd o wybodaeth a hyrwyddo ymarfer da yn y ffordd mae gwybodaeth yn cael ei rheoli. 

Gellir cysylltu ar yr Uned Cydymffurfio a Gwybodaeth are y testunau canlynol: 

Mae Prifysgol De Cymru wedi ei gofrestru fel rheolwr data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) ac yn ymdrin data yn unol a’r ddeddf Diogelu Data.

Mae’r Brifysgol yn prosesu data yn ddiogel ac yn ymrwymo i sicrhau nad yw gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu neu ei ddatgelu oni bai ei fod yn gyfreithlon.

Dan y ddeddf Diogelu Data 2018 mae gan unigolion hawliau arbennig a cheir mwy o wybodaeth yma

Mae’r Polisi Diogelu Data yn rhoi gwybodaeth ar sut mae data yn cael ei brosesu gan y Brifysgol. Mae’r polisi yn berthnasol i’r sawl sy’n cael eu cyflogi gan y Brifysgol, contractwyr, partneriaid i’r Brifysgol, ac unrhyw unigolion eraill sy’n cael defnydd o ddata personol y Brifysgol. 

Mae’r Hysbysiad Prosesu Teg i ymholwyr yn manylu ar y defnydd a gwnaed o’i data gan y Brifysgol.

Mae’r Hysbysiad Prosesu Teg i ymgeiswyr yn manylu ar y defnydd a gwnaed o’i data gan y Brifysgol. 

Mae’r Hysbysiad Prosesu Teg i Fyfyrwyr

https://various2.southwales.ac.uk/documents/3280/HysbysiadPrifatrwyddiFyfyrwyr21V2.1__1.docx

 yn manylu ar sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio gan y Brifysgol.   

Mae'r Hysbysiad Prosesu Teg i Brentisiaid yn manylu ar sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio gan y Brifysgol.

Mae'r Hysbysiad Prosesu Teg Cyffredinol yn manylu ar sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio pan nad yw'r sefyllfaoedd uchod yn berthnasol. 

Mae gan y Brifysgol Weithdrefn Gwyno ar gyfer unigolion sy’n anfodlon gyda’r ffordd mae eu gwybodaeth wedi ei brosesu.  

Pan fo data yn cael ei golli neu ei esgeuluso dylid defnyddio’r Weithdrefn Toriadau Diogelwch Data Pan ddarganfyddir toriad diogelwch, rhaid i’r aelod staff sydd wedi darganfod y toriad lenwi’r ffurflen hon ar unwaith a darparu’r wybodaeth berthnasol.   nnnnnnnn

Dylid danfon ymholiadau neu unrhyw bryderon yn ymwneud a diogelu data i’r:

Swyddfa Cydymffurfio a Gwybodaeth
Prifysgol De Cymru
Pontypridd
CF37 1DL
E-bost: [email protected]

Beth y Rheoli Cofnodion?

Mae Rheoli Cofnodion yn ymwneud a'r rheolaeth systematig o'r cofnodion mae'r Brifysgol yn ei chreu a derbyn.  Mae'n berthnasol i gofnodion ym mhob fformat o'r pwynt mae'r cofnod yn cael ei greu tan ei fod e'n cael ei ddileu.  Oherwydd bod cofnodion a gwybodaeth yn adnoddau corfforaethol, mae'n bwysig eu bod yn cael eu rheoli yn effeithiol er budd y Brifysgol. 

Beth yw cofnodion?

Mae cofnodion yn cael eu creu yn ystod ein gwaith bob dydd ac yn aml ddylid eu cadw am eu bod nhw yn dystiolaeth i'n galluogi ni i brofi a dangos pam fod penderfyniadau wedi eu gwneud.  Mae na anghenrhaid bod cofnodion yn ddilys a dibynadwy er mwyn gallu dogfennu penderfyniadau.   .

Pam fod angen Rheoli Cofnodion?

Mae rhaglen rheoli cofnodion yn gallu dod a buddiannau mawr i'r Brifysgol gan gynnwys -

  • Gwell defnydd o storfa TG.
  • Gwell defnydd o amser staff.
  • Gwelliannau systemau
  • Lleihad mewn dyblygiadau
  • I gydymffurfio a safonau a deddfau
  • I'n hamddiffyn rhag cael ein erlyd.
  • I fod yn fwy effeithiol yn ein rheolaeth o adnoddau.
  • Gwelliant mewn darparu gwybodaeth
  • I sicrhau bod cofnodion corfforaethol yn cael eu cadw.

Rheoli Cofnodion yn y Brifysgol

Mae cyfrifoldeb dros Rheoli Cofnodion yn dod o dan yr Uned Cydymffurfiaeth a Gwybodaeth.  Mae'r Uned yn datblygu polisiau a trefniadaeth ar rheoli cofnodion a byddant yn gallu rhoi cyngor ac arweiniaeth ar bob agwedd o gadw cofnodion. 

Gellir rhoi cyngor ar y canlynol:

  • Hyfforddiant
  • Cynllunio cynlluniau ffeil
  • Helpu gwireddu'r Amserlen Gadw
  • Y ffurf gorau i storio cofnodion
  • I asesu cofnodion am eu cynnwys yn yr Archif.
  • Datblygiadau yn ymwneud a systemau storio data yn electronig. 

Am fwy o wybodaeth cysylltwch a:  email [email protected]

Amserlen Gadw’r Brifysgol

Mae gan y Brifysgol Amserlen Cadw Cofnodion, sy’n rhestru am faint o amser y dylid cadw grwpiau o gofnodion. Mae’r amserlen hon ar gael drwy ebostio -

[email protected]

Os oes gennych unrhyw ymholiadau neu sylwadau, neu os hoffech gael hyfforddiant neu gyngor ynghylch sut i roi’r amserlen hon ar waith, cysylltwch â:

Archif y Brifysgol

Mae gan y Brifysgol Archif sy'n cael ei weinyddu gan yr Uned Cydymffurfiaeth a Gwybodaeth.  Mae'r Archif yn dal deunydd o wahanol gyfnodau dros y can mlynedd diwethaf ac yn olrhain hanes y sefydliad. 

Am fwy o wybodaeth am yr Archif cysylltwch a [email protected]., neu ffoniwch 01443 482966.   Nid oes tal i drefnu cael gwybodaeth o'r Archif. 

Polisi Hysbysu a Thynnu i LawrNotice and Take Down Policy

Os oes unrhyw amheuaeth am hawlfraint a defnydd y Brifysgol o ddeunydd yna ddylid dilyn y camau sydd wedi eu amlinellu yn y polisi canlynol.

Eiddo Deallusol

Mae polisi Eiddo Deallusol i fyfyrwyr ar gael yma.

Diben Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yw hybu’r arfer o fod yn agored ac yn atebol ledled  y sector cyhoeddus. Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn rhoi hawl i unigolion ofyn am wybodaeth a gedwir gan gyrff cyhoeddus. Mae'n ei gwneud yn ofynnol i'r Brifysgol sicrhau bod y wybodaeth ar gael, oni bai bod eithriadau ar waith.

Dan y Ddeddf, mae'n ofynnol i'r Brifysgol gynhyrchu a chynnal Cynllun Cyhoeddi sy'n nodi'r wybodaeth sydd ar gael fel mater o drefn. Gellir dod o hyd i lawer o'r wybodaeth hon ar wefan y Brifysgol.

Os nad yw'r wybodaeth sydd ei hangen arnoch ar gael yn y CynllunCyhoeddi (1).docx Cynllun Cyhoeddi, gallwch anfon eich cais yn ysgrifenedig at:

Y Rheolwr Cydymffurfiaeth Gwybodaeth,

Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol

Prifysgol De Cymru

Pontypridd

CF37 1DL

Neu drwy e-bost i: [email protected]

Cwynion yn ymwneud â Rhyddid Gwybodaeth

Nod y Brifysgol yw darparu gwasanaeth o safon uchel i bawb y mae'n delio â nhw. Weithiau, fodd bynnag, am amryw o resymau, nid yw hyn yn digwydd ac nid yw'r Brifysgol yn cyrraedd y nodau mae’n eu gosod iddi ei hun. Os bydd hyn yn digwydd hoffai'r Brifysgol glywed gennych er mwyn iddi roi camau gweithredu ar waith i unioni'r sefyllfa.

Y Cynllun Cyhoeddi

Mae'n bwysig bod cynllun cyhoeddi'r Brifysgol yn diwallu'ch anghenion. Os ydych yn  ei chael hi'n anodd deall y cynllun, rhowch wybod i ni. Rydym hefyd yn croesawu awgrymiadau ynghylch sut gellid gwella'r cynllun. Gallwch gyflwyno unrhyw gwestiynau neu sylwadau am y cynllun trwy ysgrifennu atom yn y cyfeiriad isod neu anfon e-bost atom i [email protected].

Delio â Cheisiadau  

Dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae gennych rai hawliau i adolygu penderfyniad gan y Brifysgol yn ymwneud â chais am wybodaeth os ydych chi'n anfodlon â'r ffordd yr ymdriniwyd â'ch cais. Gellir gweithredu’r hawliau hyn drwy ddwy broses adolygu. Yn gyntaf, drwy ddefnyddio'r weithdrefn gwynion y mae manylion amdani isod; yn ail trwy wneud cais yn uniongyrchol i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Sylwer: Cyn apelio i'r Comisiynydd Gwybodaeth dylid cwblhau gweithdrefn gwynion fewnol y Brifysgol.

Cam 1: Beth ddylwn ei wneud os nad wyf yn fodlon gyda gwasanaeth rwyf wedi ei dderbyn?

Os ydych am wneud cwyn, ysgrifennwch at y Brifysgol i’r cyfeiriad isod:

Mr William Callaway,

Prifysgol De Cymru

Pontypridd

CF37 1DL

e-bost: [email protected]

Os na ellir datrys eich problem yn syth bydd y swyddog â chyfrifoldeb yn eich hysbysu faint o amser y gallwch ddisgwyl aros. Nod y Brifysgol yw ymateb i'ch cwyn a darparu ymateb llawn o fewn 20 o ddiwrnodau gwaith. Os yw'ch cwyn yn un ddyrys, efallai y bydd angen mwy o amser i ymchwilio. Os bydd hyn yn wir, cewch esboniad pam a phryd y gallwch ddisgwyl ymateb.

Cam 2: Beth ddylwn ei wneud os nad wyf yn fodlon â chanlyniad Cam 1?

Os nad ydych yn fodlon â'n hymateb i gŵyn gallwch ofyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth ymchwilio i'r mater yn ôl ei ddisgresiwn ei hun:

Ym unol ag Adran 19 Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae'r Brifysgol wedi mabwysiadu'r Cynllun Cyhoeddi a baratowyd ac a gymeradwywyd gan y Comisiynydd Gwybodaeth heb ei addasu.

Mae'r Brifysgol wedi dilyn Dogfen Ddiffinio’r  Comisiynydd Gwybodaeth ar gyfer Prifysgolion wrth nodi'r wybodaeth y mae’n sicrhau ei bod ar gael, yn unol â'r Cynllun Cyhoeddi..

Mae'r Brifysgol wedi ymrwymo i fod yn agored ac yn dryloyw ac i sicrhau bod y mathau canlynol o wybodaeth ar gael i'r cyhoedd.

Mae Cynllun Cyhoeddi Prifysgol De Cymru ar gael yma i’w ddarllen/lawrlwytho.

Mae gwybodaeth na fydd yn cael ei darparu dan y Cynllun yn cynnwys:

  • Gwybodaeth ar ffurf ddrafft
  •  Gwybodaeth y mae’r gyfraith yn tal ei datgelu, neu sydd wedi ei heithrio dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth
  • Gwybodaeth nad yw bellach ar gael yn rhwydd oherwydd ei bod wedi'i chynnwys mewn ffeiliau archif neu’n anodd cael gafael arni am reswm arall
  • Gwybodaeth nad oes gennym
  • Bydd gwybodaeth yn cael ei chyhoeddi yn y Gymraeg yn unol â Chynllun y Gymraeg y Brifysgol.
  • Bydd gwybodaeth yn cael ei chyhoeddi ar gais mewn fformatau eraill yn unol â Deddf Gwahaniaethu ar sail Anabledd 1995
  • Mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth ar gael am ddim ar wefan y Brifysgol. Os nad yw’n ymarferol bod y wybodaeth ar gael ar y wefan, caiff y wybodaeth ei gwneud ar gael ar gopi caled ar gais. Efallai y codir tâl ar gyfer llungopïo,  postio a phecynnu os bydd y gost dros £10. Bydd costau’n cael eu pennu ar sail costau llungopïo Argraffu a Dylunio PDC a chostau postio’r  Post Brenhinol. Bydd y costau hyn hefyd ar waith ar gyfer ymholwyr sydd heb fynediad at y Rhyngrwyd, ar gyfer deunyddiau sydd ar gael ar y wefan.

Os na allwch ddod o hyd i’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch drwy’r wefan, e-bostiwch [email protected]  neu ysgrifennwch at:

Y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth

Prifysgol De Cymru

Pontypridd

CF37 1DL

Mae'r Rheoleiddiadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn caniatau i'r cyhoedd derbyn gwybodaeth amgylcheddol.    


Gellir dosbarthu'r wybodaeth mewn i 6 categori: 


Elfennau'r amgylchedd fel yr aer, y ddaear, pridd a ffawna (gan gynnwys pobl) 


Allyriad a rhedlif, swn, ynni, ymbelydredd, gwastraff a sylweddau eraill. 


Mesurau a gweithgareddau fel polisiau, cynlluniau a chytundebau sy'n effeithio neu yn debygol o effeithio elfennau'r amgylchedd. 


Adroddiadau, manteision costau a dadonsoddiadau economaidd. 


Materion iechyd a diogelwch a difwyniad y gadwyn fwyd. 


Safleoedd diwylliannol a strwythurau sy wedi eu adeiladu. 


Bydd ceisiadau am wybodaeth yn cael eu trin yn unol a'r rheoleiddiadau a bydd ymateb yn cael ei wneud o fewn 20 diwrnod wedi derbyn y cais. 


Mewn ambell i sefyllfa gellir gwrthod darparu gwybodaeth os oes eithriad yn briodol. 


Er mwyn ceisio am wybodaeth, ddylid cysylltu a'r Brifysgol fel a ganlyn:


Uned Cydymffurfio a Gwybodaeth,


Prifysgol De Cymru,


Pontypridd


CF37 1DL


Neu drwy ebostio: [email protected]