Mae Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol yn gyfrifol am sicrhau bod y Brifysgol yn cydymffurfio gyda deddfau sy'n ymwneud a'r defnydd o wybodaeth a hyrwyddo ymarfer da yn y ffordd mae gwybodaeth yn cael ei rheoli.
Gellir cysylltu ar yr Uned Cydymffurfio a Gwybodaeth are y testunau canlynol:
Mae Prifysgol De Cymru wedi’i chofrestru fel rheolydd data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Z6472800) ac mae’n ymrwymo i brosesu gwybodaeth bersonol yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU.
Mae'r tudalennau gwe hyn yn cynnwys gwybodaeth i hysbysu unigolion ar sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio gan y Brifysgol, ar bolisïau sydd yn eu lle o fewn y Brifysgol, sut i adrodd am dorri data ac ar Hawliau Unigol.
I aelodau staff, mae rhagor o wybodaeth am brosesau a gweithdrefnau, hyfforddiant a newyddion ar gael ar dudalennau Cyswllt.
Ar gyfer cwynion neu bryderon am faterion diogelu data, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data -
https://ico.org.uk/make-a-complaint/
Uned Cydymffurfiaeth Gwybodaeth
Prifysgol De Cymru
Pontypridd
CF37 1DL
E-bost: [email protected]
Mae Rheoli Cofnodion yn ymwneud a'r rheolaeth systematig o'r cofnodion mae'r Brifysgol yn ei chreu a derbyn. Mae'n berthnasol i gofnodion ym mhob fformat o'r pwynt mae'r cofnod yn cael ei greu tan ei fod e'n cael ei ddileu. Oherwydd bod cofnodion a gwybodaeth yn adnoddau corfforaethol, mae'n bwysig eu bod yn cael eu rheoli yn effeithiol er budd y Brifysgol.
Beth yw cofnodion?
Mae cofnodion yn cael eu creu yn ystod ein gwaith bob dydd ac yn aml ddylid eu cadw am eu bod nhw yn dystiolaeth i'n galluogi ni i brofi a dangos pam fod penderfyniadau wedi eu gwneud. Mae na anghenrhaid bod cofnodion yn ddilys a dibynadwy er mwyn gallu dogfennu penderfyniadau. .
Pam fod angen Rheoli Cofnodion?
Mae rhaglen rheoli cofnodion yn gallu dod a buddiannau mawr i'r Brifysgol gan gynnwys -
Rheoli Cofnodion yn y Brifysgol
Mae cyfrifoldeb dros Rheoli Cofnodion yn dod o dan yr Uned Cydymffurfiaeth a Gwybodaeth. Mae'r Uned yn datblygu polisiau a trefniadaeth ar rheoli cofnodion a byddant yn gallu rhoi cyngor ac arweiniaeth ar bob agwedd o gadw cofnodion.
Gellir rhoi cyngor ar y canlynol:
Am fwy o wybodaeth cysylltwch a: email [email protected]
Mae Amserlen Cadw Cofnodion y Brifysgol yn ddogfen sy'n nodi'r dosbarthiadau o gofnodion sydd gan y Brifysgol ac yn manylu ar y cyfnod y mae angen eu cadw. Mae'r amserlen yn seiliedig ar gynnwys y ddogfen yn hytrach na'i fformat ac mae'r un mor berthnasol i gofnodion electronig a phapur.
Ceir rhagor o wybodaeth ar ein tudalennau gwe Amserlen Gadw neu drwy gysylltu â:
Mae gan y Brifysgol Archif Sefydliadol bach a weinyddir gan y Tîm Cydymffurfiaeth Gwybodaeth sy'n cynnwys deunydd amrywiol yn croniclo bron i 100 mlynedd o addysg uwch.
Mae rhestr o’r holl wybodaeth a gedwir yn yr archif ar gael ar gais oddi wrth [email protected]
Ni chodir tâl am weld y deunydd a gedwir yn yr Archifau.
Bydd gwaith pellach yn cael ei wneud i nodi a chadw cofnodion sy'n haeddu cael eu cadw'n barhaol drwy'r rhaglen rheoli cofnodion. Mae gan y Brifysgol ddiddordeb bob amser mewn clywed gan unigolion a allai fod yn dal cofnodion a allai ychwanegu at yr Archifau ac y maent yn fodlon eu rhoi i’r Brifysgol.
Gall unrhyw un sydd angen rhagor o wybodaeth am yr Archifau:
ffôn: 01443 482966
e-bost : [email protected]
Lle mae pryderon hawlfraint i’n defnydd o gynnwys trydydd parti mae ‘Polisi Hysbysiad a Chymryd i Lawr’ y Brifysgol ar gael yma English/Cymraeg
Mae Polisi Hawliau Eiddo Deallusol Prifysgol De Cymru ar gael yma.
Mae Ffurflenni Rhyddhau Pob Hawl y Brifysgol ar gael yma English/Cymraeg
Diben Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yw hybu’r arfer o fod yn agored ac yn atebol ledled y sector cyhoeddus. Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn rhoi hawl i unigolion ofyn am wybodaeth a gedwir gan gyrff cyhoeddus. Mae'n ei gwneud yn ofynnol i'r Brifysgol sicrhau bod y wybodaeth ar gael, oni bai bod eithriadau ar waith.
Dan y Ddeddf, mae'n ofynnol i'r Brifysgol gynhyrchu a chynnal Cynllun Cyhoeddi sy'n nodi'r wybodaeth sydd ar gael fel mater o drefn. Gellir dod o hyd i lawer o'r wybodaeth hon ar wefan y Brifysgol.
Os nad yw'r wybodaeth sydd ei hangen arnoch ar gael yn y Cynllun Cyhoeddi
https://uso.southwales.ac.uk/information-compliance-unit/
Cynllun Cyhoeddi, gallwch anfon eich cais yn ysgrifenedig at:Tim Cydymffurfiaeth Gwybodaeth,
Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol
Prifysgol De Cymru
Pontypridd
CF37 1DL
Neu drwy e-bost i: [email protected]
Cwynion yn ymwneud â Rhyddid Gwybodaeth
Nod y Brifysgol yw darparu gwasanaeth o safon uchel i bawb y mae'n delio â nhw. Weithiau, fodd bynnag, am amryw o resymau, nid yw hyn yn digwydd ac nid yw'r Brifysgol yn cyrraedd y nodau mae’n eu gosod iddi ei hun. Os bydd hyn yn digwydd hoffai'r Brifysgol glywed gennych er mwyn iddi roi camau gweithredu ar waith i unioni'r sefyllfa.
Y Cynllun Cyhoeddi
Mae'n bwysig bod cynllun cyhoeddi'r Brifysgol yn diwallu'ch anghenion. Os ydych yn ei chael hi'n anodd deall y cynllun, rhowch wybod i ni. Rydym hefyd yn croesawu awgrymiadau ynghylch sut gellid gwella'r cynllun. Gallwch gyflwyno unrhyw gwestiynau neu sylwadau am y cynllun trwy ysgrifennu atom yn y cyfeiriad isod neu anfon e-bost atom i [email protected].
Delio â Cheisiadau
Dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae gennych rai hawliau i adolygu penderfyniad gan y Brifysgol yn ymwneud â chais am wybodaeth os ydych chi'n anfodlon â'r ffordd yr ymdriniwyd â'ch cais. Gellir gweithredu’r hawliau hyn drwy ddwy broses adolygu. Yn gyntaf, drwy ddefnyddio'r weithdrefn gwynion y mae manylion amdani isod; yn ail trwy wneud cais yn uniongyrchol i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Sylwer: Cyn apelio i'r Comisiynydd Gwybodaeth dylid cwblhau gweithdrefn gwynion fewnol y Brifysgol.
Cam 1: Beth ddylwn ei wneud os nad wyf yn fodlon gyda gwasanaeth rwyf wedi ei dderbyn?
Os ydych am wneud cwyn, ysgrifennwch at y Brifysgol i’r cyfeiriad isod:
Eloise Rosser,
Prifysgol De Cymru
Pontypridd
CF37 1DL
e-bost: [email protected]
Os na ellir datrys eich problem yn syth bydd y swyddog â chyfrifoldeb yn eich hysbysu faint o amser y gallwch ddisgwyl aros. Nod y Brifysgol yw ymateb i'ch cwyn a darparu ymateb llawn o fewn 20 o ddiwrnodau gwaith. Os yw'ch cwyn yn un ddyrys, efallai y bydd angen mwy o amser i ymchwilio. Os bydd hyn yn wir, cewch esboniad pam a phryd y gallwch ddisgwyl ymateb.
Cam 2: Beth ddylwn i ei wneud os nad wyf yn hapus â chanlyniad Cam 1?
Os nad ydych yn fodlon â’n hymateb i gŵyn gallwch ofyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth ymchwilio i’r mater yn ôl ei ddisgresiwn ei hun:
Tîm Cydymffurfiaeth Rhyddid Gwybodaeth (cwynion)
Ty Wycliffe
Lôn y Dŵr
Wilmslow
SK9 5AF
e-bost: [email protected]
mailto:[email protected]
ffôn: 01625 545700
ffacs: 01625 545510
Mae'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn caniatáu i'r cyhoedd ofyn am wybodaeth amgylcheddol gan awdurdodau cyhoeddus.
Gellir rhannu’r wybodaeth a gwmpesir i’r chwe phrif faes a ganlyn:
Mae sail gyfyngedig i atal gwybodaeth rhag cael ei datgelu. Gellir dal gwybodaeth benodol yn ôl os yw eithriad yn berthnasol ac ystyrir ei bod yn well er budd y cyhoedd i atal y wybodaeth.
Dylid gwneud unrhyw geisiadau am Wybodaeth Amgylcheddol i:
Llywodraethu Gwybodaeth,
Prifysgol De Cymru,
Pontypridd
CF37 1DL
Neu drwy e-bost at: [email protected]
Beth i'w wneud os ydych yn anhapus gyda chanlyniad eich cais EIR?
Nod y Brifysgol yw darparu gwasanaeth o safon uchel i bawb y mae'n delio â nhw. Weithiau fodd bynnag, am unrhyw nifer o resymau, nid yw hyn yn digwydd ac mae'r Brifysgol yn methu â chyflawni ei nodau datganedig. Os bydd hyn yn digwydd hoffai'r Brifysgol glywed gennych fel y gellir cymryd camau i unioni'r sefyllfa.
Trin Ceisiadau
Os ydych yn anfodlon â'r ffordd yr ymdriniwyd â'ch cais, gallwch ofyn i'r Brifysgol adolygu penderfyniadau sy'n ymwneud â chais am wybodaeth a wnaed o dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. Gellir arfer yr hawliau hyn drwy ddwy broses adolygu. Yn gyntaf, trwy ddefnyddio'r drefn gwyno a nodir isod; yn ail drwy wneud cais yn uniongyrchol i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Sylwer: Cyn gwneud apêl i’r Comisiynydd Gwybodaeth dylid cwblhau trefn gwyno fewnol y Brifysgol.
Cam 1: Beth ddylwn i ei wneud os nad wyf yn hapus gyda'r gwasanaeth a gefais?
Os dymunwch wneud cwyn ysgrifennwch at y Brifysgol yn y cyfeiriad isod:
Mr William Callaway,
Prifysgol De Cymru
Pontypridd
CF37 1DL
e-bost: [email protected]
Os na ellir datrys eich problem ar unwaith bydd y swyddog cyfrifol yn rhoi gwybod i chi pa mor hir y gallai gymryd. Nod y Brifysgol yw ymateb i'ch cwyn a darparu ymateb llawn o fewn 20 diwrnod gwaith. Os yw'ch cwyn yn gymhleth gall gymryd mwy o amser i ymchwilio iddi. Os bydd hyn yn wir, byddwch yn cael esboniad ynghylch pam a phryd y gallwch ddisgwyl ymateb.
Cam 2: Beth ddylwn i ei wneud os nad wyf yn hapus â chanlyniad Cam 1?
Os nad ydych yn fodlon â’n hymateb i gŵyn gallwch ofyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth ymchwilio i’r mater yn ôl ei ddisgresiwn ei hun:
Cwynion EIR/RhG
Ty Wycliffe
Lôn y Dŵr
Wilmslow
SK9 5AF
e-bost: [email protected]
ffôn: 01625 545700
ffacs: 01625 545510