Prifysgol De Cymru yw'r rheolydd data a gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol drwy [email protected].

Mae'r Brifysgol wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau myfyrwyr yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion am y defnydd y mae'r Brifysgol yn ei wneud o ddata personol wrth brosesu ceisiadau gan unigolion sy'n gwneud ymholiadau i'r Brifysgol mewn perthynas â'i chyrsiau neu weithgareddau.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu?

Mae’r Brifysgol, drwy ei gweithrediadau Marchnata a Recriwtio Myfyrwyr, yn casglu data personol at ddibenion cynghori, hysbysu a chynorthwyo unigolion sydd wedi mynegi diddordeb mewn astudio ym Mhrifysgol De Cymru.

Rydym hefyd yn casglu data gan rieni, gofalwyr a gwarcheidwaid sy'n gwneud ymholiadau ar ran plant yn eu gofal.

Gellir casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol – enw, manylion cyswllt (cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost) ynghyd â dewisiadau cyswllt i hysbysu'r Brifysgol sut y mae unigolion yn dymuno iddi gysylltu â nhw a pha fath o wybodaeth y maen nhw’n dymuno ei derbyn (gan gynnwys dewisiadau pwnc).

Byddwn hefyd yn casglu data am ddigwyddiadau a fynychwyd a datganiadau o ddiddordeb a allai fod yn berthnasol i'r cyngor a'r cymorth sydd ar gael.

Pam rydym yn casglu'r wybodaeth hon?

Mae data personol yn cael ei brosesu er mwyn rhoi i unigolion wybodaeth sydd ei hangen arnyn nhw neu wybodaeth y maen nhw wedi gofyn amdani cyn gwneud cais am le ym Mhrifysgol De Cymru neu ar ran plentyn yn eu gofal.

Pan fo cydsyniad wedi'i roi, bydd data personol yn cael ei brosesu i hyrwyddo ein gwasanaethau ac i ddarparu gwybodaeth a allai fod o ddiddordeb i'r unigolyn.

Gellir ei ddefnyddio hefyd i gynhyrchu ystadegau rheoli neu i ddadansoddi ein gweithgareddau ehangu mynediad.

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu?

Er mwyn rhoi gwybodaeth i unigolion mewn ymateb i ymholiadau, bydd y Brifysgol yn prosesu'r wybodaeth hon ar y sail ei bod yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract, neu i gymryd camau i ymrwymo i gontract.

Pan fydd unigolyn wedi nodi yr hoffai dderbyn rhagor o wybodaeth gan y Brifysgol, caiff yr wybodaeth hon ei phrosesu gyda chydsyniad.

Mae'r Brifysgol yn cynnal dadansoddiad i fonitro ac asesu effaith y gweithgarwch y mae'n ei wneud. Mae hyn yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasgau a wneir er budd y cyhoedd.

Pwy yw'r derbynwyr neu'r categorïau o dderbynwyr?

Yn achos ymholwyr sydd wedi'u lleoli yn y DU, caiff data personol ei ddefnyddio gan aelodau o staff yn y Brifysgol i ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani. Efallai y byddwn yn defnyddio cyflenwyr neu systemau trydydd parti i gyflawni swyddogaethau TG.

Yn achos ymholwyr rhyngwladol, gallai gwybodaeth gael ei throsglwyddo i'n cynrychiolwyr sydd wedi'u lleoli dramor i ddarparu cyngor a chymorth ar ran y Brifysgol. Lle bo angen gwneud hyn, bydd y wybodaeth yn cael ei phrosesu at y diben penodol hwn yn unig.

Mae'r gwasanaethau trydydd parti hyn yn cael eu cynnal o dan delerau llym cytundeb prosesu data.

Trosglwyddiadau tramor a'r mesurau diogelu sydd ar waith

Gall y Brifysgol drosglwyddo data personol y tu allan i'r DU lle mae hyn yn angenrheidiol at un o'r dibenion a nodwyd uchod. Pryd bynnag y trosglwyddir data personol yn y modd hwn, mae'r Brifysgol yn sicrhau bod lefel debyg o ddiogelwch yn cael ei rhoi iddi drwy sicrhau o leiaf un o'r mesurau diogelu canlynol a thrwy gynnal Asesiad Risg Trosglwyddo:

• Lle bernir bod gan y wlad gyrchfan lefel ddigonol o ddiogelwch ar gyfer data personol gan Ysgrifennydd Gwladol y DU.
• Lle mae cytundeb cyfreithiol rwymol wedi'i gymeradwyo gan Gomisiynydd Gwybodaeth y DU.
• Pan fyddwn yn defnyddio darparwyr sydd wedi'u lleoli yn UDA, gallem drosglwyddo data iddynt os ydynt yn rhan o'r Fframwaith Preifatrwydd Data sy'n ei gwneud yn ofynnol iddynt ddarparu diogelwch digonol i ddata personol.

Cyfnod cadw’r data

Bydd data personol yn cael ei storio yn unol â'n amserlen cadw.

Hawliau unigolion

Os yw'r unigolyn wedi rhoi cydsyniad i'r Brifysgol brosesu data personol, yna mae ganddynt hefyd yr hawl i dynnu'r cydsyniad hwnnw yn ôl. Cysylltwch ag [email protected] os ydych yn dymuno tynnu eich cydsyniad yn ôl.

Mae gennych hawl i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu i’ch gwybodaeth bersonol gael ei phrosesu, ac i gywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol.

Dylid cyflwyno unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:-

Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol,
Prifysgol De Cymru
Pontypridd,
CF37 1DL

E-bost: [email protected]

Hawl unigolion i gwyno Os nad ydych yn hapus â'r ffordd y mae eich data personol wedi'i brosesu, yn y lle cyntaf gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.

Os ydych yn parhau'n anfodlon yna mae gennych yr hawl i gwyno'n uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth a all ymchwilio. Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rheoleiddiwr annibynnol a gellir cysylltu â nhw yn: -

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF

www.ico.org.uk