Diweddarwyd yr hysbysiad hwn ddiwethaf ar 14 Hydref 2024

Prifysgol De Cymru yw’r rheolydd data a gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol drwy [email protected]. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau myfyrwyr yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU).

Mae gan rai meysydd o fewn y Brifysgol hysbysiadau preifatrwydd ar waith ynddynt sy’n ymwneud ag arferion casglu a defnyddio data personol – byddai hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i; y Ganolfan Chwaraeon, Gwasanaethau Llety a’r Ardal Gynghori Ar-Lein (AZO). Pan mai hyn fydd yr achos, bydd yr hysbysiad preifatrwydd ar gael ar adeg casglu.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu?

Mae’r Brifysgol yn casglu gwybodaeth sy’n ymwneud â’i myfyrwyr ar adegau amrywiol yn ystod eu cyfnod fel myfyrwyr. Bydd data personol yn cael ei gasglu pan fyddwch chi’n gwneud cais, pan fyddwch yn cofrestru, ac yn ystod eich astudiaethau er mwyn ffurfio eich cofnod myfyriwr.

Dyma’r math o ddata personol sy’n cael ei brosesu yn cynnwys, ond nid yw wedi’i gyfyngu i’r canlynol:

• Manylion cyswllt a gwybodaeth arall a roddir yn ystod y prosesau ymgeisio a chofrestru.
• Manylion cyrsiau, modiwlau, amserlenni ac archebion ystafelloedd, marciau asesiadau ac arholiadau.
• Gwybodaeth ariannol a phersonol sy’n cael ei chasglu at ddibenion gweinyddu: cyllid myfyrwyr, ffioedd a thaliadau, cynlluniau cymorth ariannol (ysgoloriaethau, bwrsariaethau a chronfeydd caledi).
• Ffotograffau, a recordiadau fideo at bwrpas recordio darlithiau, asesu myfyrwyr ac arholiadau.
• Gwybodaeth am eich ymgysylltiad â’r Brifysgol, er enghraifft, data am bresenoldeb a defnyddio gwasanaethau electronig fel UniLearn (Blackboard) ac UniLife, llyfrgell, panopto a systemau eraill y Brifysgol.
• Wrth gymryd rhan mewn darlith ar-lein gellir cipio recordiad o ddelwedd a llais unigolyn.
• Manylion cysylltu’ch perthynas agosaf, i’w defnyddio mewn argyfwng neu pan fod yna bryderon am eich iechyd a lles (Mae'r Brifysgol yn ei gwneud yn ofynnol i fyfyrwyr hysbysu'r berthynas agosaf neu gyswllt dibynadwy ynghylch defnydd eu data cyn rhoi eu data i'r Brifysgol).
• Manylion y rheini sydd â statws derbyn gofal, neu sydd wedi gadael gofal, er mwyn darparu cymorth.
• Gwybodaeth sy’n ymwneud ag atal a chanfod troseddau a diogelwch staff a myfyrwyr, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, recordiadau teledu cylch cyfyng, recordiadau fideo camerâu corff a data’n ymwneud â thorri rheoliadau’r Brifysgol.
• Gwybodaeth sy’n ymwneud â materion disgyblu neu ymddygiad.
• Gwybodaeth a gesglir at ddibenion monitro cyfle cyfartal.
• Gwybodaeth yn ymwneud â darparu cyngor, cymorth a lles, er enghraifft, data’n ymwneud â defnyddio’r gwasanaethau sy’n cael eu cynnig gan Wasanaethau Myfyrwyr, Gwasanaethau Dysgu, Ardaloedd Cynghori, gan gynnwys ein platfform Adrodd a Chymorth, Safe-zone, Hi-House sef gwasanaeth cymorth cyffuriau ac alcohol a arweinir gan gymheiriaid, Llwybr Iechyd Meddwl y Brifysgol, platfform Amgylchiadau Esgusodol a chymorth Bwrsariaethau i Fyfyrwyr
• Gwybodaeth ar ddefnydd unigolion o’n systemau technoleg a chyfathrebu, gan gynnwys cyfeiriad IP, manylion mewngofnodi, mynediad i rwydweithiau, math o borwr a system weithredu.
• Gwybodaeth presenoldeb ac ymgysylltiad.
• Gwybodaeth ynghylch mynediad i ystafelloedd ac adeiladau pan fo Cerdyn Adnabod Myfyriwr yn cael ei ddefnyddio i agor ystafell sydd ar glo.
• Gwybodaeth a brosesir gan offer Atal Colled Data’r Brifysgol a osodwyd ar ein System TG.
• Yn achos myfyrwyr rhyngwladol: Copïau o basbortau, fisâu, gwybodaeth a gesglir mewn perthynas â phresenoldeb ac unrhyw ddogfennau eraill sy’n angenrheidiol er mwyn sicrhau cydymffurfiad â gofynion y Swyddfa Gartref gan gynnwys asesiad o sgiliau iaith Saesneg.
• Ar gyfer rhai cyrsiau penodol fel cyrsiau gofal iechyd, dysgu, a gwaith cymdeithasol, cofnodion yn ymwneud â gwiriadau addasrwydd gan gynnwys DBS.
• Gwybodaeth a gesglir i weinyddu teithiau, ymweliadau a digwyddiadau.
• Cofnodion yn ymwneud ag astudiaethau unigolion yn y Brifysgol neu mewn sefydliad arall neu sefydliad partner pan fu lleoliad astudio i ffwrdd o’r Brifysgol.
• Mae’r Brifysgol yn casglu gwybodaeth am sgiliau iaith Gymraeg unigolion gyda’r bwriad o wella darpariaeth Cymraeg.
• Gwybodaeth yn ymwneud â chyngor gyrfa a phrofiad gwaith.
• Ar gyfer rhai cyrsiau penodol, megis nyrsio, bydd y Brifysgol yn casglu cofnodion presenoldeb a dalenni amser.
• Gwybodaeth am achosion troseddol a chanlyniadau.

Bydd myfyrwyr sy’n astudio mewn sefydliadau partner yn y DU neu dramor fel arfer yn ymrestru ym Mhrifysgol De Cymru ac yn y sefydliad partner. Bydd y sefydliad partner yn darparu’r cwrs ac yn cynnal cofnod myfyriwr. Bydd y Brifysgol, fel y corff dyfarnu, hefyd yn cadw rhai cofnodion fel yr amlinellir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Pa wybodaeth mae'r Brifysgol yn ei derbyn gan drydydd partïon?

Mae’r Brifysgol yn gweithio yn agos gyda phartneriaid allanol (gan gynnwys partneriaid nawdd, sefydliadau addysgiadol, byrddau arholi, asiantau tramor, UCAS a thai clirio, partneriaid busnes a gwasanaethau cydymffurfiaeth fel y DBS a Fisâu a Mewnfudo y DU) ac o bryd i’w gilydd bydd gwybodaeth yn cael ei dderbyn wrthyn nhw yn ymwneud â’u gwasanaethau arbenigol.

Sut bydd eich data’n cael ei ddefnyddio a beth yw’r sail gyfreithiol?

Pan fydd myfyrwyr yn cofrestru, bydd gofyn i’r Brifysgol gasglu, storio, defnyddio a phrosesu data amdanoch at unrhyw ddibenion sy’n gysylltiedig â’u hastudiaethau iechyd a diogelwch, ac am resymau eraill sy’n gysylltiedig â chyflawni contract gyda’r Brifysgol neu ar gyfer tasg gyhoeddus y Brifysgol er budd y cyhoedd. Bydd y Brifysgol hefyd yn defnyddio’ch data at ddibenion cyfyngedig ar ôl i chi raddio.

Bydd y Brifysgol yn defnyddio data personol yn deg ac yn gyfreithlon bob amser yn unol â’i rhwymedigaethau o dan y Ddeddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU a deddfwriaeth gysylltiedig eraill. Golyga hyn y bydd data’n cael ei brosesu mewn ffordd sy’n parchu’r egwyddorion diogelu data a hawliau’r unigolyn.

Er nad yw’n bosibl nodi’n benodol pob pwrpas y bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio ar ei gyfer, dyma enghreifftiau o sut mae’n debygol o gael ei defnyddio ynghyd a’r sail gyfreithiol y dibynnir arni (Gweler * isod am wybodaeth am yr adran berthnasol).

• Er mwyn eich cofrestru ar eich cwrs, ar gyfer gweinyddiaeth y cwrs a chofnodi cyflawniadau academaidd (er enghraifft – dewisiadau cwrs, arholiadau ac asesiadau) 6(1)(b), 6(1)(e).
• I helpu gydag anghenion bugeiliol a lles (e.e. y gwasanaeth cynghori a gwasanaethau i fyfyrwyr ag anableddau). 6(1)(a), 6(1)(d), 9(2)(a), 9(2)(c), 9(2)(g).
• I wneud ymchwiliadau yn unol â’r rheoliadau academaidd a chamymddygiad 6(1)(b), 9(2)(g).
• I weithredu prosesau diogelwch, disgyblu, cwyno a sicrhau ansawdd 6(1)(b) 6(1)(e) 6(1)(f), 9(2)(b)(g).
• I weinyddu’r agweddau ariannol ar gofrestriad myfyrwyr (fel talu ffioedd a chasglu dyledion) 6(1)(b), 6(1)(e).
• I gyflawni unrhyw ofynion cyfreithiol, er enghraifft y rhai a roddir i’r Brifysgol dan strategaeth Prevent 6(1)(c), 6(1)(e), 9(2)(g).
• I weinyddu cymorth o ran anghenion cyflogadwyedd 6(1)(e).
• Lle bo unigolion yn gymwys, i ddarparu cymorth a galluogi unigolion i dderbyn profiad gwaith 6(1)(a), 9(2)(a).
• I ddarparu neu gynnig cyfleusterau a gwasanaethau i fyfyrwyr (e.e. mynediad i’r llyfrgell, argraffu, cyfrifiaduron, cyfleusterau chwaraeon, llety) 6(1)(b) 6(1)(e).
• I reoli ein hystâd, a sicrhau iechyd a diogelwch staff, myfyrwyr ac ymwelwyr ar y campws 6(1)(f) 6(1)(d), 9(2)(c), 9(2)(g).
• At ddibenion yswiriant, e.e. pan fo’r brifysgol yn trefnu darpariaeth teithiau maes neu pan wneir hawliadau 6(1)(b), 9(2)(f).
• I sicrhau iechyd a diogelwch myfyrwyr pan fônt yn gofrestredig gyda’r Brifysgol ac i asesu addasrwydd i astudio, teithio a chymryd rhan mewn lleoliadau gwaith, darparu addasiadau priodol a phan fo gofyn, gwneud penderfyniadau ynghylch ceisiadau am amgylchiadau lliniarol esgusodol 6(1)(e), 9(2)(g).
• Ar gyfer rhai cyrsiau astudio, lleoliadau a chyfleoedd gwaith penodol, bydd gofyn i unigolion ymgymryd â gwiriad DBS 6(1)(b), 6(1)(d), 9(2)(c), 9(2)(g).
• I gynhyrchu ystadegau/adroddiadau rheoli, i gynnal ymchwil i mewn i’w gwaith, effeithlonrwydd rhaglenni astudio’r Brifysgol yn ogystal â chynhyrchu ystadegau at ddibenion statudol 6(1)(c), 6(1)(f), 9(2)(j), 9(2)(g).
• Er mwyn darparu cymorth a chyngor i fyfyrwyr rhyngwladol ar ystod o faterion megis mewnfudo, materion diwylliannol a lles . 6(1)(b), 9(2)(g).
• At ddibenion yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA), mae gofyn i’r Brifysgol anfon gwybodaeth a gasglwyd mewn perthynas â myfyrwyr i HESA dadansoddol ac ystadegol 6(1)(c), 9(2)(j).
• I alluogi HESA (a/neu drydydd parti dan gontract) i gynnal yr Arolwg Hynt Graddedigion wedi graddio 6(1)(f).
• Ar ôl graddio, caiff data personol ei brosesu gan y Tîm Datblygu Cysylltiadau Cyn-fyfyrwyr o fewn y Brifysgol wrth i bob unigolyn sy'n graddio ddod yn aelodau o Gymuned Cyn-fyfyrwyr y Brifysgol yn awtomatig. Mae manylion llawn am y defnydd o ddata personol ar gael ar dudalennau gwe Cyn-fyfyrwyr 6(1)(f).
• I fonitro ymgysylltiad myfyrwyr ar Fisâu Haen 4 er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â thelerau eu nawdd 6(1)(c).
• I fonitro cyfrifoldebau’r Brifysgol dan bolisïau cyfle cyfartal 6(1)(e), 9(2)(g).
• I gynyddu cyfleoedd unigolyn i lwyddo i’r eithaf drwy ddefnyddio dadansoddeg dysgu. Mae’r Brifysgol yn cofnodi ymddygiad a rhyngweithiadau â systemau’r Brifysgol sy’n cael eu defnyddio fel dangosydd o ymgysylltiad a chynnydd. Dadansoddir y wybodaeth hon ac fe’i defnyddir i helpu timau cyrsiau i adnabod myfyrwyr y gallai fod risg y byddant yn tynnu yn ôl o’u hastudiaethau. Fe’i defnyddir hefyd i ddangos i’r Brifysgol y gall ymgysylltiad myfyriwr â chwrs fod yn llai na’r hyn a ddisgwylir, er mwyn cychwyn proses diffyg ymgysylltu 6(1)(e) 9(2)(g).

Bydd data sy’n cael ei ddarparu wrth gofrestru (er enghraifft, cyrhaeddiad academaidd cyn dechrau astudio yn PDC, cyfeiriad, oedran), gwybodaeth am gynnydd cwrs, a gwybodaeth am ymddygiad a rhyngweithio yn cael eu cadw ar gyfer dadansoddi ac ymchwil pellach, er mwyn gwella ein dealltwriaeth o’r boblogaeth fyfyrwyr ac mewn dadansoddeg dysgu. Mae mwy o wybodaeth ar gael yn y ddogfen 'Canllaw Dadansoddeg Dysgu i Fyfyrwyr' a'r 'Canllaw Monitro Ymgysylltiad Myfyrwyr' 6(1)(b), 6(1)(e), 6(1)(f).

Mae’r prosesu hwn yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg sy’n cael ei gwneud er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol a ymddiriedwyd yn y rheolydd. Byddai’r Brifysgol hefyd yn hoffi defnyddio gwybodaeth am ethnigrwydd y boblogaeth fyfyrwyr a fyddai’n cyfoethogi ei setiau data ymhellach ac yn galluogi’r Brifysgol i wella dadansoddi ar lefel fwy unigol yn y dyfodol.

• I gynnal arolygon ar amryw gamau yn ystod cylch oes myfyrwyr i gasglu adborth ar brofiad myfyrwyr er mwyn i’r Brifysgol allu adolygu ei darpariaeth 6(1)(f).
• I alluogi myfyrwyr i gymryd rhan yng ngweithgareddau Undeb y Myfyrwyr ac i gael mynediad at wasanaethau cymorth a ddarperir gan Undeb y Myfyrwyr 6(1)(f).
• I ffilmio a recordio rhai darlithoedd penodol. Sylwer nad y myfyrwyr yw testun y recordiadau hyn, ond y gall recordiadau sain a fideo gael eu cipio. Bydd myfyrwyr yn gallu cymryd mesurau i osgoi'r cipio hwn os ydynt yn dymuno gwneud hynny, fel yr amlinellir yn yr hysbysiad preifatrwydd recordio darlithoedd 6(1)(b), 6(1)(e), 6(1)(f).
• Bydd y Brifysgol yn darparu cerdyn adnabod ffotograffig ‘clyfar’ i fyfyrwyr. Gellir defnyddio’r cerdyn i gyrchu rhai ystafelloedd, fel ffordd o adnabod pobl sydd â hawl i fod ar y campws, ac i gyrchu’r llyfrgell a gwasanaethau argraffu 6(1)(b).
• At ddibenion y gofrestr etholiadol. Gellir darparu eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad post a chyfeiriad e-bost i'r Awdurdod Lleol perthnasol. Mae hyn yn orfodol yn ôl y gyfraith fel y'i deddfir yn Rheoliad 23 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001. Mae'n ofynnol yn gyfreithiol i'r Brifysgol ddatgelu'r wybodaeth hon 6(1)(c).
• Adeg graddio, bydd enwau’r rheiny sy’n graddio yn cael eu cyhoeddi yn llyfryn y seremoni raddio.

Os nad yw myfyrwyr am i’r Brifysgol gynnwys eu henwau gallent hysbysu’r Uned Arholiadau, Tystysgrifo a Graddio pan dderbyniant eu gwahoddiad 6(1)(b), 6(1)(e).

• I ddarparu gwybodaeth ynghylch cyfleoedd dysgu pellach yn y Brifysgol 6(1)(a), 6(1)(f).
• Gellir darparu data personol ar rai cyrsiau i sefydliadau sy’n darparu mynediad at feddalwedd/adnoddau arbenigol fydd yn cefnogi a galluogi myfyrwyr i ymgymryd â’u hastudiaethau 6(1)(b).

*Sail Gyfreithiol Erthygl 6 GDPR

6(1)(a) Mae’r testun data wedi rhoi caniatâd ar gyfer y prosesu.

6(1)(b) Mae’r prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract.

6(1)(c) Mae’r prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol.

6(1)(d) Mae’r prosesu yn angenrheidiol i amddiffyn buddiant allweddol i fywyd y testun data neu berson arall.

6(1)(e) Mae’r prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd.

6(1)(f) Mae’r prosesu yn angenrheidiol at ddibenion y buddiannau dilys a ganlynir.

Sut mae’r Brifysgol yn prosesu Data Categori Arbennig?

Bydd y Brifysgol hefyd yn prosesu data ‘categori arbennig’. Mae data personol categori arbennig yn cael ei ddiffinio fel tarddiad hil neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undebau llafur, iechyd – gan gynnwys gwybodaeth am iechyd meddwl ac anabledd, neu fywyd rhywiol a chyfeiriadedd rhywiol, data genetig a data biometreg a brosesir i adnabod person yn unigryw.

Bydd y data personol categori arbennig hyn yn cael ei brosesu mewn rhai amgylchiadau yn unig ac yn unol â’r gyfraith.

• Gyda chaniatâd penodol yr unigolyn – Erthygl 9(2)(a), (e.e. Cymorth bugeiliol a lles, datgelu i wasanaethau cymorth allanol, defnyddio data categori arbennig o fewn dadansoddeg dysgu.
• Pan fo’n angenrheidiol er mwyn amddiffyn buddiannau allweddol i fywyd yr unigolyn neu berson arall a lle nad oes ganddynt allu corfforol neu gyfreithiol i roi caniatâd, - Erthygl 9(2)(c). Byddai hyn mewn sefyllfa lle byddai iechyd neu les yr unigolyn mewn perygl
• Lle mae’r testun data wedi gwneud y wybodaeth yn gyhoeddus 9(2)(e).
• Lle mae’r prosesu yn angenrheidiol am resymau sylweddol er budd y cyhoedd–Erthygl 9(2)(g) (e.e. cymorth lles at ddibenion diogelu, i gydymffurfio â Dyletswydd Prevent, at ddibenion ystyried ceisiadau am amgylchiadau esgusodol ac i fonitro cyfle cyfartal.
• Lle mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, at ddiben ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu at ddibenion ystadegol – Erthygl 9(2)(j) (e.e. Ymchwil y Brifysgol a chynhyrchu ystadegau rheoli).
• Lle mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, ar gyfer asesu gallu gweithredol y gweithiwr, diagnosis meddygol, darparu gofal neu driniaeth iechyd neu gymdeithasol neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol - Erthygl 9(2)(h) (e.e. atgyfeirio at gyrff allanol ar gyfer darpariaeth gofal iechyd).

Gofynnir i unigolion ar rai cyrsiau penodol ddarparu manylion ynghylch euogfarnau troseddol ac ymgymryd â gwiriad DBS pan gynigir lle ar gwrs iddynt sy’n arwain at gyflogaeth mewn proffesiwn a reoleiddir, a bod y cwrs yn cynnwys lleoliad gwaith gorfodol na fyddai modd ymgymryd ag ef pe bai gan y myfyriwr euogfarn droseddol. Bydd myfyrwyr sydd wedi cofrestru ar gyrsiau eraill hefyd yn cael cyfle i ddweud wrth y Brifysgol am unrhyw euogfarnau troseddol. Cesglir y wybodaeth hon at ddibenion darparu cymorth a chynnal asesiadau risg. Erthygl (6)(1)(f), (9)(2)(g)

Pwy sy’n derbyn y data hwn?

Pan fo raid, bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu’n fewnol gan gyfadrannau ac adrannau ar draws y Brifysgol. Mae data personol yn cael ei ddiogelu gan y Brifysgol ac ni fydd gwybodaeth yn cael ei datgelu i drydydd partïon oni bai bod hynny’n angenrheidiol ar gyfer pwrpas a ganiateir o dan y gyfraith. Yn yr adran hon, amlinellir y prif sefydliadau y byddwn ni’n datgelu data am fyfyrwyr iddynt, a’r amgylchiadau mwyaf cyffredin y byddwn ni’n gwneud hynny oddi danynt. Pan fydd hyn yn cynnwys trosglwyddo eich data yn rhyngwladol, dim ond os yw'n bodloni'r amodau a'r mesurau diogelu a nodir o dan y ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol y caiff data ei drosglwyddo.

• Ar ôl graddio, fe fydd angen i’r Brifysgol gadw rhai cofnodion er mwyn gallu cadarnhau dyfarniadau, darparu trawsgrifiadau o farciau, darparu geirdaon academaidd ac ar gyfer cymorth gyrfa.
• Bydd y Brifysgol yn rhannu data personol gydag Undeb y Myfyrwyr er mwyn galluogi myfyrwyr i gymryd rhan yn etholiad ei swyddogion a dod yn aelod o’r Undeb. Pan yn briodol bydd data personol yn cael ei rannu gydag Undeb y Myfyrwyr at ddibenion yn ymwneud ag ymddygiad/i hwyluso ymchwiliadau.
• Ar ôl graddio, bydd data personol yn cael ei brosesu gan Dîm Datblygu Cysylltiadau Cyn-fyfyrwyr y Brifysgol gan fod pob unigolyn sy’n graddio yn dod yn aelod o Gymuned Cyn-fyfyrwyr y Brifysgol yn awtomatig. Mae manylion llawn am ddefnydd data personol ar gael drwy’r tudalennau gwe Cyn-fyfyrwyr.
• Mae’r Brifysgol yn Ddarparwr Addysg Cymeradwy at ddibenion y System Fewnfudo Seiliedig ar Bwyntiau. Bydd y Brifysgol yn rhoi data i’r Swyddfa Gartref a’i hadrannau am fyfyrwyr ar y Fisa Myfyriwr Haen 4 a mathau eraill o fisâu er mwyn cyflawni ei dyletswyddau fel deiliad Trwydded Noddwr Haen 4.
• I noddwyr a rhieni neu gynrychiolwyr lle mae caniatâd wedi’i roi neu mae sail gyfreithiol arall yn berthnasol.
• Sefydliadau a darparwyr lleoliadau AU/AB: Lle mae myfyrwyr yn ymwneud â threfniadau astudio gyda sefydliadau eraill, e.e. cyfnewidiadau, lleoliadau, neu raglenni ar y cyd/rhaglenni dwbl, mae’n bosibl y byddwn yn datgelu data i’r sefydliad perthnasol, gan gynnwys rhai y tu allan i’r DU.
• Cyrff Addysg Uwch perthnasol megis Y Swyddfa Fyfyrwyr, Ymchwil ac Arloesi y DU, UCAS, Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol a’r NSS
• Y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr: Bydd data personol yn cael ei rannu er mwyn cadarnhau cofrestriadau, presenoldeb a hunaniaeth fel y gall myfyrwyr gael mynediad at gymorth ariannol.
• Adennill dyledion / rheoli credyd: Mae’n bosibl y bydd data personol yn cael ei rannu gyda thrydydd partïon sy’n ceisio adennill dyledion ar ran y Brifysgol, os bydd y gweithdrefnau adennill dyledion mewnol yn methu.
• Darpar gyflogwyr neu ddarparwyr addysg rydych chi wedi cysylltu â nhw er mwyn cadarnhau dyfarniad neu am eirda.
• Asiantaethau’r DU y mae ganddynt ddyletswyddau’n ymwneud ag atal a chanfod troseddau, casglu trethi (gan gynnwys Treth y Cyngor) neu dollau, neu sicrhau diogelwch y wlad (pan fo sail dros ddatgelu).
• Mae dyletswydd statudol ar y Brifysgol i ryddhau gwybodaeth i’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) ar gyfer dadansoddi ystadegol. Manylir yn llawn ar ddefnydd HESA o ddata myfyrwyr drwy http://www.hesa.ac.uk/fpn
• Mae gofyn i’r Brifysgol drosglwyddo data am ei myfyrwyr Y Comisiwn Addysg Drydyddol ac Ymchwil (Medr) er mwyn iddynt gynnal Arolwg Cenedlaethol y Myfyrwyr. Mae hyn yn rhoi cyfle i fyfyrwyr roi sylwadau ar eu profiadau yn y Brifysgol. Byddwn hefyd yn rhoi gwybodaeth i Medr yn unol â’n cyfrifoldebau statudol.
• Bydd data personol sy’n ymwneud â myfyrwyr ar raglenni penodol yn cael ei roi i’r cyrff proffesiynol sy’n achredu’r rhaglenni hynny yn y Brifysgol mewn perthynas â chofrestru, er enghraifft, Cymdeithas y Cyfreithwyr, y Cyngor Ceiropracteg Cyffredinol, Cyngor Gofal Cymru. Os bu achos o gamymddygiad academaidd neu broffesiynol a/neu os yw Pennaeth yr Ysgol neu swyddog cyfwerth yn credu bod pryder ynghylch addasrwydd i ymarfer a all arwain at berygl i’r cyhoedd, rhoddir gwybod am hyn hefyd i’r corff proffesiynol priodol.
• Mae’n bosibl y bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu â darparwyr lleoliadau gwaith. Gall y wybodaeth gynnwys manylion cyswllt, gwybodaeth am astudiaethau’r unigolyn a gwybodaeth angenrheidiol arall a all fod yn berthnasol i’r lleoliad.
• Yn unol â'n rhwymedigaethau statudol, rhennir data personol â sefydliadau fel y Comisiwn Addysg Drydyddol (Medr), yr Asiantaeth Ariannu Addysg a Sgiliau.
• Wedi iddynt raddio, mae’n bosibl y bydd y Brifysgol neu HESA yn cysylltu â myfyrwyr unigol i ofyn iddynt gwblhau un neu ragor o arolygon sy’n ceisio gwybodaeth am ganlyniadau addysg uwch a manylion gweithgareddau ar ôl graddio. Gall yr arolygon hyn gael eu cynnal gan y Brifysgol neu dan gontract gan sefydliad arbenigol at y diben hwnnw. Os defnyddir sefydliad arbenigol bydd y sefydliad hwnnw’n derbyn manylion cyswllt yr unigolyn, ond fyddent yn defnyddio’r manylion hyn i ofyn i unigolion gwblhau’r arolwg yn unig, a chaiff y manylion eu dileu wedyn. Gellir cysylltu ag unigolion hefyd fel rhan o archwiliad i sicrhau bod y Brifysgol neu unrhyw sefydliad dan gontract wedi cynnal yr arolygon hyn yn gywir (mae manylion llawn hysbysiad casglu HESA ar gael yma).
• Bydd gwaith cwrs ac aseiniadau’n cael eu cyflwyno drwy Turnitin® UK, sy’n helpu staff academaidd i ddarganfod unrhyw lên-ladrad, ail-gyflwyno, a chyfeirio amhriodol. Os oes amheuaeth o lên-ladrad, gall gwaith a gwybodaeth gael eu rhannu’n fewnol a gyda sefydliadau eraill yn ôl y gofyn.
• Mae’n bosibl y caiff data ei rannu â phartner golegau y mae gan y Brifysgol drefniadau partneriaeth gyda nhw. Byddai gwybodaeth yn cael ei rhannu at ddibenion yn ymwneud ag astudiaethau’r myfyrwyr ac at ddibenion gweinyddol.
• Gellir rhannu data â sefydliadau partner at ddibenion cefnogi unigolion sy'n agored i gael eu tynnu i mewn gan neu gefnogi ideolegau eithafol treisgar neu derfysgol.
• Gellir rhannu data â sefydliadau partner at ddibenion gweinyddol a chymorth.
• Mae’n bosibl y bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu â chyrff (gan gynnwys darparwyr addysg eraill) yr ydym yn cydweithio â nhw ac ag asiantaethau eraill (gan gynnwys Llywodraeth Cymru) y mae gofyn i’r Brifysgol anfon adroddiadau iddynt ar ddeilliannau, dilyniant neu at ddibenion monitro cydraddoldeb.
• Bydd gwybodaeth berthnasol yn cael ei rhannu gyda darparwyr llety trydydd parti pan fo trefniadau ar waith i rannu data mewn perthynas â rhai materion penodol, megis rhai sy’n ymwneud â’r contract, lles neu ddiogelu.
• Bydd cyfeirlyfr ar-lein mewnol y Brifysgol yn cynnwys enw a chyfeiriad e-bost ar gyfer pob myfyriwr.
• Gellir rhannu gwybodaeth berthnasol fel enw, cyfeiriad e-bost a chynnwys cyfathrebiadau â chyflenwyr trydydd parti sy'n darparu llwyfannau ymgysylltu â chwsmeriaid a systemau rheoli cysylltiadau cwsmeriaid a ddefnyddiwn i anfon gohebiaeth.
• Mewn argyfwng, neu pan fo pryder difrifol am les neu ddiogelwch unigolyn neu eraill, gall y Brifysgol gysylltu â thrydydd partïon fel perthynas agosaf, cyswllt dibynadwy neu'r gwasanaethau brys.
• Cwmnïau neu sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau penodol ar gyfer, neu ar ran, y Brifysgol dan gontract fel prosesydd data.
• Gall y Brifysgol ddatgelu gwybodaeth os yw'n angenrheidiol ar gyfer achosion troseddol, cyfreithiol neu reoleiddiol, neu unrhyw ddibenion eraill a ganiateir gan Atodlen 1 y Ddeddf Diogelu Data.
• Bydd unrhyw ddatgeliadau eraill y bydd y Brifysgol yn eu gwneud yn cael eu gwneud yn unol â’r ddeddfwriaeth diogelu data, a bydd buddiannau’r unigolion yn cael eu cymryd i ystyriaeth.

Am ba hyd y bydd eich data’n cael ei gadw?

Bydd gwybodaeth sy’n cael ei gofnodi yn cael ei chadw yn unol â’n Amserlen Cadw Cofnodion.

Hawliau Unigol

Mae gan unigolion yr hawl i gyrchu eu gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eu data personol, ac i gywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo gwybodaeth bersonol.

Dylid cyflwyno unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig i’r Swyddog Diogelu Data trwy [email protected]

Os nad yw unigolyn yn fodlon ar ymateb y Brifysgol, neu os ydynt yn credu nad yw’r Brifysgol yn prosesu data personol yn unol â’r gyfraith, gallent gwyno i’r Swyddog Diogelu Data.

Os na chaiff y mater ei ddatrys bod yr unigolyn yn parhau’n anfodlon, mae ganddynt hawl i wneud cais uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth trwy:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire SK9 5AF

www.ico.org.uk