Mae'r Brifysgol yn recordio gweithgareddau addysgol a gyflwynir wyneb yn wyneb ac yn rhithwir i wella profiad myfyrwyr ac i helpu myfyrwyr i ddysgu. Mae hefyd yn fodd i fyfyrwyr gael gafael ar ddeunydd y byddent fel arall wedi'i golli oherwydd absenoldeb.
Mae defnyddio technolegau i recordio gweithgareddau addysgol yn dod yn gyffredin mewn Sefydliadau Addysg Uwch ledled y byd ac mae myfyrwyr ym Mhrifysgol De Cymru (PDC), ac ar draws y sector, bellach yn disgwyl i ddarlithoedd gael eu recordio, lle bo’n briodol
Gellir gweld rhagor o wybodaeth ar Hyb Polisi Recordio Darlithoedd PDC.
Fel arfer, gellir casglu’r wybodaeth bersonol ganlynol yn ystod recordiadau darlithoedd:
Mae'r Brifysgol yn defnyddio system gwmwl o'r enw Panopto ar gyfer recordio darlithoedd yn bennaf. Mae Panopto yn wasanaeth meddalwedd rheoli fideo, recordio darlithoedd a ffrydio byw. Caiff recordiadau eu storio a'u gwneud ar gael i fyfyrwyr at ddibenion sy'n ymwneud â'u hastudiaethau ac i gynorthwyo eu dysgu.
Mae'r Brifysgol hefyd yn defnyddio Class Collaborate a Microsoft Teams i recordio gweithgareddau addysgol.
Mae mynediad at recordiadau a wneir ar gyfer modiwlau a addysgir yn PDC yn cael ei reoli a'i gyfyngu i fyfyrwyr sydd wedi cofrestru ar fodiwlau. Mae hyn fel arfer yn golygu mai dim ond myfyrwyr sydd wedi cofrestru ar y modiwl sy'n gallu gweld y cynnwys, er y gall fod achosion lle caiff ei rannu ar draws cyrsiau neu fodiwlau.
Dylai myfyrwyr allu gweld recordiadau ar gyfer y modiwlau y cawsant eu cofrestru arnynt am gyfnod o 3 blynedd ar ôl dyddiad creu'r recordiad.
Nid yw recordiadau darlithoedd wedi’u cynllunio na’u bwriadu fel teclyn disgyblu/perfformio ac ni fydd eu defnyddio yn sail i gychwyn achosion perfformio neu ddisgyblu oni bai bod pryderon neu honiadau difrifol.
Nid oes angen i'r Brifysgol ofyn am ganiatâd penodol gan staff a myfyrwyr i recordio pob gweithgaredd addysgol gan fod y prosesu er buddiant dilys y Brifysgol a'i myfyrwyr. Bydd myfyrwyr yn cael gwybod bod y sesiwn yn cael ei recordio.
Ni fydd unigolion yn cael eu recordio'n fwriadol gan gamera fideo oni bai eu bod yn cyflwyno neu'n cymryd rhan weithredol mewn sesiwn. Gall unigolion gael eu recordio gan feicroffonau a chamerâu os ydynt yn eistedd yng ngolwg camera neu'n siarad yn ystod y sesiwn. Dylai unigolion nodi eu henw os ydynt am gael cydnabyddiaeth o’u cyfraniadau mewn recordiadau. Gall unigolion optio allan trwy ddewis peidio â gofyn cwestiynau ar lafar pan fydd y recordiad yn digwydd a thrwy eistedd i ffwrdd o'r camera. Gall unigolion ofyn i'w cyfraniad gael ei olygu a'i ddileu o'r recordiad.
Dylai unigolion ymatal rhag datgelu ar lafar unrhyw wybodaeth bersonol a ddiffinnir gan Erthygl 9 o GDPR y DU fel ‘data categori arbennig’ yn ystod sesiwn wedi’i recordio. Mae data categori arbennig yn cynnwys tarddiad hil neu ethnig, barnau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, data yn ymwneud ag iechyd, bywyd rhywiol person neu gyfeiriadedd rhywiol. Yn ogystal, ni ddylai’r dechnoleg ddal gwybodaeth sy’n ymwneud â honiadau, achosion neu euogfarnau troseddol person. Ni ddylid recordio sesiynau lle mae'r math hwn o wybodaeth yn debygol o gael ei datgelu.
Mae'n ofynnol i drydydd partïon allanol, megis darlithwyr gwadd, lofnodi ffurflen ganiatâd.
Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, mae’r Brifysgol yn dibynnu ar y sail gyfreithlon ganlynol i brosesu data personol a gasglwyd yn ystod darlith sydd wedi’i recordio: ei bod yn angenrheidiol at ddibenion y buddiannau dilys a ddilynir gan y rheolydd neu gan drydydd parti (Erthygl 6 (1)(f). Gellir darparu'r asesiad buddiannau dilys (LIA) sy'n berthnasol i'r prosesu hwn ar gais.
Lle gwahoddir trydydd parti allanol, megis darlithwyr gwadd, i gyflwyno i fyfyrwyr, y sail gyfreithlon y dibynnir arni fydd caniatâd. Rhoddir y caniatâd hwn yn ysgrifenedig.
Dylid cadw recordiadau am dair blynedd ar ôl y dyddiad creu. Mae hyn yn sicrhau y gall myfyrwyr weld recordiadau o'r holl fodiwlau y maent wedi'u cymryd yn ystod eu cwrs. Ar ôl tair blynedd dylid adolygu'r recordiadau ac yna eu dileu.
Bydd darlithwyr yn cael eu hysbysu cyn i'r cynnwys gael ei ddileu er mwyn iddynt allu cynnal adolygiad.
Os yw darlithwyr yn dymuno defnyddio recordiadau am fwy na thair blynedd, dylent greu copi o'r recordiad, neu ei symud i fersiwn ddiweddaraf y modiwl.
Bydd recordiadau'n cael eu storio mewn ffolderi Panopto sy'n ymwneud â meysydd rhaglenni neu fodiwlau penodol. O ganlyniad, bydd recordiadau ar gael i staff perthnasol a myfyrwyr sy'n astudio'r cwrs penodol drwy Blackboard at ddibenion yn ymwneud â'u hastudiaethau.
Lle gwneir recordiad gan ddefnyddio Teams neu Collaborate bydd y recordiad ar gael i fynychwyr gwahoddedig neu aelodau o'r modiwl yn unig. Argymhellir bod cydweithwyr PDC yn symud yr holl recordiadau i ffolderi Panopto ar gyfer y modiwl perthnasol ac yna eu dileu o Teams neu Colaborate er mwyn hwyluso gwaith rheoli.
Gall Gweinyddwyr Systemau (Canolfan i Wella Dysgu ac Addysgu (CELT), a Gwasanaethau TG), pan fo angen, gyrchu, gweld a golygu pob recordiad a wneir trwy Panopto a thechnolegau eraill.
Gall staff PDC hefyd ddefnyddio data a gynhyrchir drwy ddefnyddio Panopto fel rhan o wasanaeth Dadansoddeg Dysgu PDC a gwasanaeth STEAM (Ymgysylltu â Myfyrwyr a Monitro Presenoldeb).
Efallai y bydd angen i weithwyr Panopto weld recordiadau i roi cymorth i Brifysgol De Cymru; gall hyn fod at ddibenion trwsio diffygion, adfer recordiadau wedi'u dileu ac ati.
Hyfforddiant i weithwyr: Bydd holl weithwyr y Brifysgol sy’n trin data personol yn cael eu hyfforddi ar gyfreithiau a rheoliadau diogelu data, a pholisïau a gweithdrefnau’r sefydliad ar gyfer diogelu data personol. Cynigir sesiynau datblygu staff ar ddefnyddio gweithdrefnau recordio darlithoedd yn rheolaidd.
Amgryptio: Mae data personol yn cael ei amgryptio wrth deithio ac wrth orffwys er mwyn sicrhau ei gyfrinachedd a'i gyfanrwydd.
Rheoli Mynediad: Gweithredir mesurau technegol i gyfyngu mynediad i ddata personol i bersonél awdurdodedig yn unig (trwy SSO).
Rheoli Pats: Mae'r holl feddalwedd a systemau a ddefnyddir i brosesu data personol yn cael eu diweddaru'n rheolaidd gyda'r pats diogelwch diweddaraf i gywiro gwendidau a lleihau'r risg o gamfanteisio gan hacwyr. Mae'r ymrwymiad hwn yn rhan o'n hardystiad Cyber Essentials.
I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau a sut mae'r Brifysgol yn defnyddio data personol, cyfeiriwch at hysbysiadau preifatrwydd PDC.
Gellir dod o hyd i bolisi a gweithdrefnau recordio darlithoedd PDC ar Hyb Polisi Recordio Darlithoedd PDC.
Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch y ffordd y mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data trwy e-bostio [email protected].