Mae Rheoli Cofnodion yn ymwneud a'r rheolaeth systematig o'r cofnodion mae'r Brifysgol yn ei chreu a derbyn. Mae'n berthnasol i gofnodion ym mhob fformat o'r pwynt mae'r cofnod yn cael ei greu tan ei fod e'n cael ei ddileu. Oherwydd bod cofnodion a gwybodaeth yn adnoddau corfforaethol, mae'n bwysig eu bod yn cael eu rheoli yn effeithiol er budd y Brifysgol.
Beth yw cofnodion?
Mae cofnodion yn cael eu creu yn ystod ein gwaith bob dydd ac yn aml ddylid eu cadw am eu bod nhw yn dystiolaeth i'n galluogi ni i brofi a dangos pam fod penderfyniadau wedi eu gwneud. Mae na anghenrhaid bod cofnodion yn ddilys a dibynadwy er mwyn gallu dogfennu penderfyniadau. .
Pam fod angen Rheoli Cofnodion?
Mae rhaglen rheoli cofnodion yn gallu dod a buddiannau mawr i'r Brifysgol gan gynnwys -
Rheoli Cofnodion yn y Brifysgol
Mae cyfrifoldeb dros Rheoli Cofnodion yn dod o dan yr Uned Cydymffurfiaeth a Gwybodaeth. Mae'r Uned yn datblygu polisiau a trefniadaeth ar rheoli cofnodion a byddant yn gallu rhoi cyngor ac arweiniaeth ar bob agwedd o gadw cofnodion.
Gellir rhoi cyngor ar y canlynol:
Am fwy o wybodaeth cysylltwch a: email [email protected]
Amserlen Gadw’r Brifysgol
Mae gan y Brifysgol Amserlen Cadw Cofnodion, sy’n rhestru am faint o amser y dylid cadw grwpiau o gofnodion. Mae’r amserlen hon ar gael drwy ebostio -
Os oes gennych unrhyw ymholiadau neu sylwadau, neu os hoffech gael hyfforddiant neu gyngor ynghylch sut i roi’r amserlen hon ar waith, cysylltwch â:
Archif y Brifysgol
Mae gan y Brifysgol Archif sy'n cael ei weinyddu gan yr Uned Cydymffurfiaeth a Gwybodaeth. Mae'r Archif yn dal deunydd o wahanol gyfnodau dros y can mlynedd diwethaf ac yn olrhain hanes y sefydliad.
Am fwy o wybodaeth am yr Archif cysylltwch a [email protected]., neu ffoniwch 01443 482966. Nid oes tal i drefnu cael gwybodaeth o'r Archif.